第一章  总 则

第一条（目的）  为了加强行政执法档案管理，规范行政执法档案工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国行政许可法》《中华人民共和国行政强制法》《中华人民共和国行政处罚法》《广东省档案条例》等有关法律法规，结合本省实际，制定本办法。

第二条（适用范围）  本办法适用于本省行政执法档案的制作、归档及管理工作。

本办法所称行政执法，是指行政执法主体依法履行行政处罚、行政许可、行政强制、行政征收、行政征用、行政给付、行政确认、行政登记、行政裁决、行政检查等行政职责的行为。

本办法所称行政执法档案，是指行政执法主体在实施行政执法过程中直接形成的、反映执法活动情况、有保存价值的各种行政执法文书、证据及其他相关材料，包括通过行政执法信息系统形成的行政执法电子档案。

第三条（部门职责）  县级以上档案行政主管部门、政府法制机构根据各自职能，对本行政区域内行政执法主体的行政执法档案管理工作进行监督、指导。

各行政执法主体应当建立健全行政执法档案的收集、整理、立卷、归档等行政执法档案管理制度，负责本单位行政执法档案的日常管理工作。

第四条（档案信息化）  行政执法主体应当加强行政执法信息化建设，并按照规定将行政执法活动纳入全省的行政执法信息化系统和档案管理系统，逐步实现行政执法案件网上办理、行政执法档案存量数字化和增量电子化管理。

第二章  归档整理

第五条（归档时限）  行政执法案件承办人员应当在行政执法事项结案后30日内完成材料收集和整理立卷，并按本单位档案管理规定移交归档。

第六条（一案一卷）  行政执法档案的立卷、归档，原则上实行一案一卷，根据行政执法行为种类，按照年度、机构和一案一号予以单独立卷。

材料多的行政执法档案，可以一案多卷。

适用简易程序或者行政检查等形成材料较少的行政执法档案，可以集中立卷、归档，实行多案一卷。

行政处罚过程中的行政强制措施或者行政强制执行文书材料，可以归入行政处罚案卷，不单独立卷。

第七条（归档材料）  归档材料应当真实有效、签署完备、印鉴齐全，任何人不得涂改、伪造、损毁执法案件材料。

行政执法案件承办机构、承办人员对归档材料的完整性、准确性和系统性情况负责，检查归档材料是否齐全、完整、准确。归档材料遗漏或者不符合要求的，应当补正。

对于归档材料中的复印件、影印件、抄录本，应当与原件核对后盖上标明“本件与原件相符”字样的证明章，注明日期、证据出处，并由两名以上执法人员签名。

第八条（归档范围）  行政执法档案的归档范围，由各行政执法主体参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《广东省行政执法全过程记录办法（试行）》等规定制定并报同级档案行政主管部门审查同意后实施。

第九条（专门档案）  存在下列情形之一的行政执法档案，应当设置专门档案管理：

（一）涉及公共卫生、安全生产、自然资源保护、生态环境保护、市场监管等领域；

（二）行政执法主体设置综合行政执法机构的；

（三）其他同级档案行政主管部门认为宜设置专门档案类进行管理的。

第十条（卷内文件排列）  卷内归档材料可以按照正卷、副卷的方式排列，也可以按照归档材料形成的时间先后顺序排列。

第十一条（质量要求）  行政执法档案的形成、整理应符合档案工作标准要求，按照现行档案管理规范执行（列入文书档案归档整理范围的行政执法档案，按《广东省档案局关于贯彻DA/T22-2015〈归档文件整理规则〉的意见》（粤档发〔2016〕28号）、《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准（粤档发〔2003〕49号）》进行整理。设置专门档案管理的行政执法档案，按《文书档案案卷格式（GB/T 9705-2008）》进行整理。

第十二条（保管期限）  行政执法档案的保管期限按照下列情形确定：

（一）涉及重大公共利益的案件档案、有重大社会影响的案件档案以及案件情况复杂、涉及多个法律关系的案件档案，永久保管；

（二）适用听证程序的案件档案、行政强制执行的案件档案，保管期限为10年；

（三）按照一般程序处理的案件档案，保管期限为5年；

（四）按照简易程序处理的案件档案，保管期限为2年。

第三章  电子档案

第十三条（档案信息模块）  行政执法信息系统应当按照《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）的基本功能要求设置档案管理模块或者系统，实现电子档案的捕获登记、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储保管和检索利用，并采取措施有效保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第十四条（电子档案）  行政执法电子档案的归档范围按照第二章有关规定执行，收集、整理、归档、编目按照《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）》执行。

第十五条（纸质档案）  永久保管的行政执法档案，应当采用电子档案和纸质档案两种形式归档，自该行政执法事项结案之日起30日内予以打印立卷，并按规定时限向同级国家综合档案馆移交。

10年、5年和2年保管期限的行政执法档案，经档案行政主管部门审核确认，行政执法主体通过行政执法信息系统形成电子档案的，可以不再另行打印纸质档案存档。

第十六条（一致性）  同时存在电子档案与纸质档案的，二者应当在内容及版面格式上保持一致。

第四章  附 则

第十七条（施行日期）  本办法自2018年 月 日起施行。