为进一步规范公证执业活动的投诉处理工作，我厅研究起草了《广东省司法厅关于公证执业活动投诉处理办法（征求意见稿）》，并征求了全省司法行政系统的意见。根据前期所征集到的意见和建议，我厅对征求意见稿进行了修改和完善。现将修改后的《广东省司法厅关于公证执业活动投诉处理办法（征求意见稿）》公布，欢迎社会各界提出修改意见和建议。社会公众可以在2018年8月24日前，通过信函、传真、电子邮件等途径和方式提出意见。谢谢大家的参与和支持。

传真电话：020-86351217

通讯地址：广州市政民路51号广东省司法厅公证工作管理处

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广东省司法厅

 2018年8月9日

 

广东省司法厅关于公证执业活动

投诉处理办法

（征求意见稿）

 

第一章　总　则

 

第一条　为了规范公证执业活动投诉处理工作，加强对公证执业活动的监督管理，维护投诉人和被投诉人的合法权益，根据《中华人民共和国公证法》和司法部《公证程序规则》《公证机构执业管理办法》《公证员执业管理办法》等法律、法规、规章的规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条　投诉人对本省公证执业活动进行投诉，以及本省司法行政机关开展投诉处理工作，适用本办法。

第三条　本办法所称公证执业活动投诉，是指作为被投诉公证事项当事人或者利害关系人的公民、法人和其他组织（以下简称投诉人），认为公证机构、公证员（以下简称被投诉人）在执业活动中有违反公证执业管理规定的行为，向司法行政机关投诉，请求予以处理的行为。

第四条　公证执业活动投诉处理工作，应当遵循属地管理、分级负责、依法查处、处罚与教育相结合的原则。

第五条　司法行政机关应当向社会公布公证执业活动投诉事项受理范围、处理程序以及投诉处理机构的通讯方式等事项，指定专人负责投诉接待、处理工作。

第六条　省司法厅负责指导、监督全省公证执业活动投诉处理工作，负责对直接主管的公证机构及其公证员执业活动投诉处理工作，负责处理上级司法行政机关转送的公证执业活动投诉。

地级以上市司法行政机关负责指导、监督本行政区域的公证执业活动投诉处理工作，负责对直接主管的公证机构及其公证员执业活动投诉处理工作，负责处理上级司法行政机关转送的公证执业活动投诉。

县级司法行政机关负责对直接主管的公证机构及其公证员执业活动投诉处理工作，负责处理上级司法行政机关转送的公证执业活动投诉。

第七条　司法行政机关指导、监督公证协会实施行业惩戒，公证协会协助和配合司法行政机关开展公证执业活动投诉处理工作。

 

第二章　受　理

 

第八条　投诉人认为公证机构、公证员在执业活动中有下列违法违规行为之一的，可以向直接主管被投诉人的司法行政机关投诉：

（一）以诋毁其他公证机构、公证员或者支付回扣、佣金等不正当手段争揽公证业务的；

（二）违反规定的收费标准收取公证费的；

（三）同时在二个以上公证机构执业的；

（四）从事有报酬的其他职业的；

（五）为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证的；

（六）私自出具公证书的；

（七）为不真实、不合法的事项出具公证书的；

（八）侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品的；

（九）毁损、篡改公证文书或者公证档案的；

（十）泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私的；

（十一）跨执业区域受理公证业务的；

（十二）无正当理由，不按期出具公证书的；

（十三）刁难当事人，服务态度恶劣，造成不良影响的；

（十四）利用职务之便谋取私利，贪污、受贿、索贿的；

（十五）其他违反公证执业管理规定的行为。

第九条　投诉人认为公证书有错误的，应当依照《公证程序规则》中关于公证争议处理的规定，向出具该公证书的公证机构提出复查。

投诉人对公证复查结果有异议的，应当依照《公证复查争议投诉处理办法》的规定，向地方公证协会提出公证复查争议投诉。

第十条　投诉人通过信访、纪检监察等途径反映公证机构、公证员违反公证执业管理规定的行为的，司法行政机关应当按照公证执业活动投诉进行处理，并告知投诉人。

第十一条　投诉人提出投诉，应当采取书信、传真或者电子邮件等书面形式；书面形式投诉确有困难的，可以直接到司法行政机关当面口头提出，司法行政机关应当当场记录投诉人的基本情况、投诉请求、投诉事实和理由、投诉时间，交投诉人核对或者向申请人宣读，并由投诉人签字、盖章或者捺印确认。

投诉人应当如实投诉，对投诉内容尽可能具体、明确，并对其所提交投诉材料的真实性、合法性负责。

第十二条　申请人书面提出投诉的，应当在投诉材料中载明下列事项：

（一）投诉人的基本情况，包括：公民的姓名、性别、年龄、公民身份号码、工作单位、住所、联系方式和身份证明；法人或者其他组织的名称、统一社会信用代码、住所、联系方式和机构证明以及法定代表人或者主要负责人的姓名、职务和身份证明；

（二）被投诉人的姓名或者名称；

（三）投诉请求、投诉事实和理由；

（四）投诉人的签名或者盖章；

（五）投诉时间；

（六）其他相关证据材料。

投诉人委托他人代理投诉的，代理人应当提交投诉人的授权委托书和代理人本人的身份证明。

第十三条　司法行政机关收到投诉后，应当填写《公证执业活动投诉登记表》。登记内容包括投诉人的基本情况、被投诉人的姓名或者名称、投诉请求、主要投诉事实和理由、相关证据材料目录、投诉方式和时间等信息。

第十四条　司法行政机关收到投诉后，发现投诉人提供的投诉材料事项不齐全、有误或者无相关证据材料的，应当自收到投诉之日起七个工作日内书面通知投诉人补正。补正通知应当载明需要补正的事项以及不少于十五个工作日的合理补正期限。投诉人无正当理由逾期不补正的，视为放弃或者撤回投诉。补正投诉材料所用时间，不计入投诉受理审查期限。

第十五条　符合下列条件的投诉，司法行政机关应当予以受理：

（一）具有投诉人主体资格；

（二）有明确的被投诉人和投诉请求；

（三）有具体的投诉事实、理由和相关证据材料；

（四）属于本机关管辖范围；

（五）属于本办法规定的投诉事项范围。

第十六条　有下列情形之一的，不予受理：

（一）投诉事项仅对公证书有异议的；

（二）对公证机构作出的公证复查决定有异议的；

（三）对公证协会作出的公证复查争议投诉不予受理决定书、公证复查争议投诉处理决定书不服的；

（四）投诉事项已由其他司法行政机关受理、正在处理的；

（五）投诉事项正在通过行政复议、诉讼等法定程序解决，或者正在由纪检监察部门处理的；

（六）投诉事项已经司法行政机关处理结案，或者已经行政复议、诉讼结案，且没有新的事实和证据的；

（七）投诉事项既涉及公证机构、公证员违反公证执业管理规定的行为，又涉及对公证书的异议，尚未依照《公证程序规则》的规定进行公证争议处理或者处理程序尚未终结的；

（八）投诉事项不属于违反公证执业管理规定的；

（九）投诉人提交的投诉材料不符合本办法的规定，经通知限期补正后仍不能提交符合规定的投诉材料的；

（十）法律、法规、规章规定不予受理的其他情形。

第十七条　司法行政机关收到投诉后，应当及时进行受理审查，并在七个工作日内按下列情形分别作出处理：

（一）对于符合本办法受理规定的，应当受理并向投诉人发送书面投诉受理通知书；

（二）对于不符合本办法受理规定的，不予受理并向投诉人发送书面投诉不予受理通知书，并告知投诉人不予受理的理由和救济途径；

（三）属于司法行政机关对公证执业活动投诉处理的职责范围，但不属于本机关管辖的，应当将投诉材料转送有权处理的司法行政机关，并书面告知投诉人；接受转送的司法行政机关应当按照本办法的规定处理。

情况复杂，不能在规定期限内完成受理审查的，经本机关负责人批准，可以适当延长受理审查期限，但延长期限不得超过七个工作日，并书面告知投诉人。

司法行政机关未按照第十四条和本条前款规定作出处理的，自收到投诉之日起第七个工作日即为受理。

 

第三章　调查处理

 

第十八条　司法行政机关受理投诉后，应当及时进行调查。调查应当全面、客观、公正。调查工作不得妨碍被投诉人正常的公证执业活动。

司法行政机关认为有必要的，可以委托下级司法行政机关或者公证协会进行调查、核实。接受委托的下级司法行政机关或者公证协会应当按照委托要求，依法开展调查、核实工作，在委托期限内向委托司法行政机关送交调查报告、调查笔录和相关证据材料等，并提出处理建议。接受委托的公证协会可以视情况对被投诉人给予行业惩戒。

第十九条　司法行政机关进行调查应当由不少于两名具有行政执法资格的工作人员进行；调查时，调查人员应当出示或者佩戴行政执法证件。

调查人员与被投诉事项或者投诉人、被投诉人有利害关系，或者有司法行政机关认为应当回避的其他情形的，应当回避。

第二十条　司法行政机关进行调查，可以要求被投诉人说明情况、提交有关材料，调阅被投诉人有关业务案卷和档案材料，向有关单位、个人核实情况、收集证据，听取有关部门的意见和建议。

调查应当制作笔录。调查笔录应当载明调查人员姓名及出示相关执法证件、被调查人身份信息、调查起止时间、调查地点、调查过程等内容，并由被调查人阅后签字、盖章或者捺印。被调查人不能或者拒绝签名、盖章、捺印的，应当在笔录中注明有关情况。

第二十一条　投诉人、被投诉人应当配合调查工作，如实陈述事实、提供有关材料，不得提供虚假、伪造的材料或者转移、隐匿、毁损、涂改有关材料。

被投诉人为公证员的，其执业所在的公证机构应当配合调查工作。

第二十二条　司法行政机关在投诉处理过程中，投诉人又就公证书异议，向公证机构提出复查或者向公证协会提出公证复查争议投诉的，可以中止对投诉事项的调查处理，并告知投诉人。待公证争议处理程序终结后，司法行政机关恢复对投诉事项的调查处理。

第二十三条　司法行政机关在投诉处理过程中，发现有本办法第十六条规定情形的，可以终止投诉处理工作，向投诉人发送书面终止投诉处理通知书，并告知投诉人终止投诉处理的理由和救济途径。

第二十四条　司法行政机关在投诉处理过程中，投诉人要求撤回投诉的，经说明理由，可以同意撤回，终止投诉处理工作，向投诉人发送书面终止投诉处理通知书。

投诉人撤回投诉的，司法行政机关可以继续依职权对被投诉人违反公证执业管理规定的行为进行查处。

第二十五条　司法行政机关在投诉处理过程中，发现被投诉人的违法违规行为仍处在连续或者继续状态的，应当责令被投诉人立即停止违法违规行为。

第二十六条　调查工作结束后，调查人员应当提交书面调查报告，在调查报告中写明：投诉人、被投诉人、调查人员、被调查人的基本情况以及案件来源、调查取证过程、认定事实、适用法律依据、处理意见等。

第二十七条　司法行政机关应当根据调查结果，作出如下处理：

（一）认为被投诉人违反公证执业管理规定的事实清楚，证据确实充分，依法应当给予行政处罚的，依职权或者转送并建议有权机关依法给予行政处罚；对于涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

（二）认为被投诉人有违反公证执业管理规定的行为，依法可以不予行政处罚的，应当给予批评教育、通报批评、责令限期整改等处理；

（三）认为被投诉人有违反职业道德和执业纪律的行为可能给予行业惩戒的，应当移送公证协会并建议给予行业惩戒；

（四）投诉事项经查证不实或者无法查实的，对被投诉人不作处理。

第二十八条　司法行政机关受理投诉后，应当自受理之日起六十日内作出投诉处理决定。

情况复杂，不能在规定期限内作出投诉处理决定的，经本机关负责人批准，可以适当延长投诉处理期限，但延长期限不得超过三十日，并将延长的理由书面告知投诉人。

按照第二十二条的规定中止投诉事项处理的，中止期间不计入投诉处理期限。

第二十九条　司法行政机关在投诉处理过程中，投诉人就同一公证事项，以不同诉求多次提出投诉的，司法行政机关可以合并处理。合并处理的，投诉处理期限从最后一次投诉的受理之日开始计算。

第三十条　司法行政机关应当自作出投诉处理决定之日起七个工作日内，将投诉处理结果书面答复投诉人、告知被投诉人，并告知救济途径；需要转送并建议有权机关依法给予行政处罚的，应当自作出投诉处理决定之日起七个工作日内，将投诉处理情况和行政处罚建议转送有权机关。

有行政处罚权的司法行政机关，应当自收到处理投诉的司法行政机关转送的行政处罚建议之日起七个工作日内，将收到行政处罚建议的情况书面告知投诉人；在对被投诉人作出行政处罚决定之日起七个工作日内，将行政处罚情况书面告知投诉人。

第三十一条　投诉人或者被投诉人不服司法行政机关作出的投诉处理决定，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。

第三十二条　作出投诉处理决定的司法行政机关应当对被投诉人执行投诉处理决定的情况进行监督。发现问题的，应当及时纠正。

司法行政机关应当将投诉处理结果记入被投诉人的执业信用档案，及时报告省司法厅和地级以上市司法局，告知相关公证协会。

公证机构、公证员因被投诉而受到行政处罚或者行业处分的，应当在公证行业内进行通报，并视情向社会公开。

第三十三条　司法行政机关应当建立公证执业活动投诉处理工作档案。

司法行政机关应当于投诉处理工作终结后三十日内，将投诉处理材料归档，做到一案一卷，并妥善保管和使用。归档材料包括投诉登记、受理通知、调查材料、处理决定或者处理意见、投诉处理答复等。

 

第四章　监　督

 

第三十四条　上级司法行政机关应当加强对下级司法行政机关公证执业活动投诉处理工作的指导、监督和检查，发现有违法、不当情形的，应当及时纠正。下级司法行政机关应当及时上报纠正情况。

第三十五条　司法行政机关应当建立公证执业投诉处理协作监督机制，明确信访、纪检监察等内部相关部门的权责，规范工作流程，及时向投诉人告知投诉事项办理情况。

第三十六条　司法行政机关应当于每年1月31日前，将上一年度公证执业活动投诉处理工作情况书面报告上一级司法行政机关。

涉及重大违法违规行为的公证执业活动投诉处理，处理投诉的司法行政机关应当自受理之日起七个工作日内将受理情况逐级上报省司法厅；投诉处理结束后，应当自作出投诉处理决定之日起七个工作日内将投诉处理情况逐级上报省司法厅；作出行政处罚的，应当自作出行政处罚决定之日起七个工作日内将行政处罚情况逐级上报省司法厅。

对上级司法行政机关转送的公证执业活动投诉，处理投诉的司法行政机关应当自受理之日起七个工作日内将受理情况报送转送投诉的上级司法行政机关；投诉处理结束后，应当自作出投诉处理决定之日起七个工作日内将投诉处理情况报送转送投诉的上级司法行政机关；作出行政处罚的，应当自作出行政处罚决定之日起七个工作日内将行政处罚情况报送转送投诉的上级司法行政机关。

第三十七条　司法行政机关工作人员在处理公证执业活动投诉案件工作中滥用职权、玩忽职守或者存在其他违法违规行为的，应当依法依规给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

 

第五章　附　则

 

第三十八条　本办法所称直接主管公证机构的司法行政机关，是指根据当地公证机构设置方案的规定，负责组建该公证机构，并承担对其实施日常监督、指导职能的司法行政机关。

第三十九条　本办法所称的“日”为自然日。

第四十条　公民、法人和其他组织认为公证机构、公证员在执业活动中有违反公证执业管理规定的行为，向司法行政机关举报的，参照本办法处理。

第四十一条　本办法由广东省司法厅负责解释。

第四十二条　本办法自2018年 月 日起施行，有效期5年。