广东省司法厅公告

 

〔2018〕第23号

 

 

广东省司法厅2018年度公证机构执业

“双随机一公开”抽查情况公示

 

根据《中华人民共和国行政许可法》《中华人民共和国公证法》，《司法部关于加快推行法律服务“双随机一公开”监管工作的通知》（司发通〔2016〕104号）、《广东省人民政府办公厅关于印发广东省全面推行“双随机一公开”监管工作实施方案的通知》（粤办函〔2017〕468号）、《关于印发〈广东省司法厅关于推行“双随机一公开”规范事中事后监管的实施方案〉的通知》（粤司办〔2016〕608号）、《关于印发广东省司法厅“双随机一公开”工作细则的通知》（粤司办〔2016〕624号）和《广东省司法厅关于开展2018年公证机构执业“双随机一公开”监管工作的通知》（粤司办〔2018〕456号）的有关规定，我厅开展了2018年度公证机构执业“双随机一公开”监管检查，现将有关情况公示如下。

一、开展检查工作的过程

我厅就开展2018年度公证机构执业“双随机一公开”监管检查制定了具体工作方案。2018年11月7日上午，在厅直机关纪委的监督下，我厅从《法律服务机构检查对象名录库（公证）》（2018年9月版）中，随机抽取出肇庆市高要公证处、廉江市公证处、肇庆市高新公证处作为此次检查对象；从《执法检查人员名录库（仲裁机构登记）》（2018年9月版）中，随机抽取出吴伟（行政执法证号：0155847）、兰悦峰（行政执法证号：0231190）作为此次执法检查人员。11月19日，我厅通过广东省司法厅OA公文处理系统向肇庆市高要公证处、廉江市公证处、肇庆市高新公证处发送《广东省司法厅关于开展2018年公证机构执业“双随机一公开”监管工作的通知》电子文件，要求先行自查。12月3日至6日，我厅派出两名执法检查人员谭征（行政执法证号：0110555）、兰悦峰赴公证处实地检查[因吴伟、杨志龙（第1备选，行政执法证号：0155648）工作原因无法参加，此次检查按抽取顺序，由谭征（第2备选）递补]。

二、检查情况和结果

经书面和实地检查，肇庆市高要公证处、肇庆市高新公证处、廉江市公证处在公证执业方面情况如下：

（一）肇庆市高要公证处

1.公证机构保持法定设立条件的情况

（1）肇庆市高要公证处为正股级、暂不分类事业单位，财政全额拨款，核定事业编制10名，设主任1名、副主任2名。有自己的名称，固定场所，有执业公证员2名（梁霞珍、彭玉叶），公证员助理7名，有开展公证业务所必需的资金。此情况符合《中华人民共和国公证法》第八条规定的条件。

（2）公证机构负责人是梁霞珍，有3年以上执业经历，并报高要市司法局核准，逐级报省司法厅备案。此情况符合《中华人民共和国公证法》第十条规定的要求。

2.公证机构执行应当报批或者备案事项的情况

（1）2018年高要公证处没有发生机构名称、办公场所变更事项，不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十六条规定的情形。根据《司法部办公厅关于调整公证机构执业区域的通知》（司办通〔2018〕30号）和《广东省司法厅关于调整公证机构执业区域的通知》（粤司办〔2018〕195号），自2018年4月17日始，执业区域变更为肇庆市辖区。

（2）2018年高要公证处的负责人没有发生变更，不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十二条规定的情形。

（3）高要公证处不存在其他违法变更登记事项的情形。

3.公证机构和公证员的执业情况

（1）2018年高要公证处共受理各类公证案件2173件（截止2018年11月30日），没有发现公证机构存在《中华人民共和国公证法》第十三条规定的情形。

（2）没有发现高要公证处的公证员存在《中华人民共和国公证法》第二十三条规定的情形。

4.公证质量的监控情况(2018年办理的公证案件）

（1）现场随机抽查高要公证处2018年1月至11月的30份公证案件。受理号分别为：20180500038、20180500025、20180500032、20180500097、20180500124、20180500114、20180500104、20180500037、20180500105、20180500111、20180500101、20180500095、20180500115、20180100025、20180700138、20180500086、20180700137、20180200083、20180200050、20180200094、20180100023、20180200056、20180200035、20180200102、20180200045、20180500081、20180500051、20180500061、20180500029、20180500040，其中继承公证7份、遗嘱公证2份、委托书公证5份、声明书公证1份、涉外公证15份。总体公证质量良好。所检各类公证办理程序规范，符合《公证法》、《公证程序规则》和相关公证业务指引规定。案卷显示证明材料合法充分，能够达到具体证明事项所需证明的审查标准。

（2）存在问题：个别继承公证中，公证词打印字体不够规范；继承对有关证明核实过程未形成工作记录存档。

（3）整改建议：一是规范继承公证打印制作；二是将有关公证处核实记录完善归档。

5.法律、法规和司法部规定的其他监督检查事项

（1）建立了公证争议处理台账，争议处理依法、及时；2018年无公证争议复查案件。

（2）建立健全了公证业务、档案、资产等管理制度。高要公证处有独立法人资格，没有独立财务财产制度，相关的财务、资产制度归市司法局管理。建立健全了相关的业务管理制度：一是政务公开制度。在办公场所的显著位置挂有公证员基本信息、收费标准、业务范围、办证流程、投诉监督电话，公证处服务区悬挂公证机构执业证书、荣誉奖牌、收费标准、办证流程、服务承诺等公示招牌。二是建立健全了一系列的工作制度。包括高要公证处岗位职责制度；首问负责制度；公证服务承诺制度；重大、疑难公证事项集体讨论制度；学习制度和廉政制度；公证复查制度；投诉处理制度；档案管理制度；公证专用水印纸管理制度；公证质量检查制度等。

（3）建立了公证处过错赔偿及责任追究制度、公证复查制度等。每季度对办结归档的公证案件进行一次质量检查，对发现问题的及时处理，没有出现错案假案的情况。

（4）按照规定参加公证执业责任保险，按时足额缴纳公证协会会费和风险赔偿基金。

（二）肇庆市高新公证处

1.公证机构保持法定设立条件的情况

（1）肇庆市高新公证处为市司法局大旺分局下属副科级事业单位。有自己的名称，固定场所，有执业公证员2名（沈鹏展、吴秀霞），公证员助理1名，有开展公证业务所必需的资金。此情况符合《中华人民共和国公证法》第八条规定的条件。

（2）公证机构负责人是沈鹏展，有3年以上执业经历，按规定推选产生并报市司法局大旺分局核准，逐级报省司法厅备案。此情况符合《中华人民共和国公证法》第十条规定的要求。

2.公证机构执行应当报批或者备案事项的情况

（1）2018年高新公证处没有发生机构名称、办公场所变更事项。不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十六条规定的情形。根据《司法部办公厅关于调整公证机构执业区域的通知》（司办通〔2018〕30号）和《广东省司法厅关于调整公证机构执业区域的通知》（粤司办〔2018〕195号），自2018年4月17日始，执业区域变更为肇庆市辖区。

（2）2018年高新公证处的负责人没有发生变更，不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十二条规定的情形。

（3）高新公证处不存在其他违法变更登记事项的情形。

3.公证机构和公证员的执业情况

（1）2018年高新公证处共受理各类公证案件158件（截止2018年11月30日），没有发现公证机构存在《中华人民共和国公证法》第十三条规定的情形。

（2）没有发现高新公证处的公证员存在《中华人民共和国公证法》第二十三条规定的情形。

4.公证质量的监控情况(2018年办理的公证案件）

（1）现场随机抽查高新公证处2018年1月至11月的30份公证案件。受理号分别为：20180900011、20180300004、20180900014、20180500002、20180200003、20180800009、20180600004、20180400007、20180800002、20180300007、20180600003、20180600005、20181100001、20180900002、20180500010、20181100006、20180200005、20180400020、20180300006、20180100002、20180900010、20180600007、20180900009、20180100009、20180100007、20180500011、20180900001、20180900013、20181000005、20180100004，其中继承公证 6份、遗嘱公证3份、委托书公证4份、合同协议公证4份、签名1份、文本相符4份、证据保全3份、声明3份、赠与1份，亲属关系、死亡证明1份，总体公证质量良好。所检各类公证办理程序规范，符合《公证法》、《公证程序规则》和相关公证业务指引规定。案卷显示证明材料合法、充分，能够达到具体证明事项所需证明的审查标准。

（2）存在问题：个别离婚协议一方对子女的探视权时间约定不具体；个别工本费因当事人原因未收，卷宗未具体说明。

（3）整改建议：离婚协议对子女的探视权约定应具体，避免将来发生争议；对于定价与收费不符应将有关情况书面记录在卷宗里。

5.法律、法规和司法部规定的其他监督检查事项

（1）建立了公证争议处理台账，争议处理依法、及时。2018年4月，公证处接到区信访局转来当事人因无法提供充分证据材料办理继承权公证的投诉，公证处按照《信访条例》《信访事项办理基本流程》及时对当事人进行了回复，未收到当事人再次投诉。2018年无公证争议复查案件。

（2）建立健全了公证业务、质量、档案、服务准则、案件受理及审批、公证检查、首问责任制、限时办结制、印章、水印纸管理、档案、投诉处理等制度。因公证处财务、资产由司法分局统一管理，无独立的人、财、物权，所以没有制定财务和资产制度。

（3）建立了公证处过错赔偿及责任追究制度、公证复查制度等。

（4）按照规定参加公证执业责任保险，按时足额缴纳公证协会会费和风险赔偿基金。

（三）廉江市公证处

1.保持法定设立条件情况

（1）廉江市公证处有自己的名称、固定独立的办公场所，有执业公证员2名（陈克生、王小琴）。有开展公证业务所必需的资金，此情况符合《中华人民共和国公证法》第八条规定的条件。该处于2017年10月份完成定编工作，为廉江市司法局管理的公益二类股级事业单位，核定事业编制6名，设正、副主任各1名，财政差额补助，收支两条线管理，人员经费在收费返拨中解决。

（2）廉江市公证处负责人是陈克生，有3年以上执业经历，并报廉江市司法局核准，逐级报省司法厅备案。此情况符合《中华人民共和国公证法》第十条规定的要求。

2.执行应当报批或者备案事项的情况

（1）2018年廉江市公证处没有发生机构名称、办公场所变更事项，不存在司法部《公证机构执业管理办法》第十六条规定的情形。根据《司法部办公厅关于调整公证机构执业区域的通知》（司办通〔2018〕30号）和《广东省司法厅关于调整公证机构执业区域的通知》（粤司办〔2018〕195号），自2018年4月17日始，执业区域变更为湛江市辖区。

（2）因原公证处负责人是公务员身份回局机关工作，2018年廉江市公证处的负责人变更为陈克生，已报备。符合司法部《公证机构执业管理办法》第十二条的规定。

（3）廉江市公证处不存在其他违法变更登记事项的情形。

3.公证机构和公证员的执业情况

（1）2018年，廉江市公证处办理各类公证案件3134件（截止2018年11月30日），其中继承权1003件，占办证总数的三分之一，其余业务以委托、声明、文本相符等传统业务为主。没有发现公证机构存在司法部《中华人民共和国公证法》第十三条规定的情形。

（2）没有发现廉江市公证处的公证员存在司法部《中华人民共和国公证法》第二十三条规定的情形。

4.公证质量方面

    （1）现场随机抽查廉江市公证处2018年30份公证案件。受理号分别为：20180600054、20181000008、20181100067、20181000634、20181000139、20181100001、20181100059、20181000115、20181100186、20181100054、20181100108、20181100094、20181100017、20180600089、20180500022、20181100064、20181000116、20180600063、20181000156、20180500030、20181100160，20180300157、20180500095、20181000112、20180100077、20180600028、20181000051、20180100029、20180500115、20180600069，其中继承公证12份、遗嘱公证3份、委托书公证4份、声明3份、亲属关系2份、证据保全1份、合同协议公证2份、涉外公证3份。总体公证质量良好。所检各类公证办理程序规范，符合《公证法》、《公证程序规则》和相关公证业务指引规定。案卷显示证明材料合法、充分，能够达到具体证明事项所需证明的审查标准。

（2）存在问题：遗嘱公证笔录没有告知当事人录音录像的内容，录音录像备份未附卷宗。

（3）整改建议：一是在笔录中记录提前告知立遗嘱人需录音录像，并征得其同意；二是录音录像备份附档，避免将来使用档案时证据缺失。

5.法律、法规和司法部规定的其他事项

（1）建立了公证复查争议投诉处理制度，依法、及时处理公证争议；2018年没有收到投诉、复查案件的申请。

（2）已建立健全质量、案件受理及审批、首问责任制、印章、水印纸管理等制度。因公证处财务、资产由司法局统一管理，所以没有制定财务和资产制度。 

（3）已建立执业过错责任追究制度，对公证员的执业行为进行监管。每年按照市司法局的部署开展公证质量自查活动。

（4）按照规定参加公证执业责任保险，按时足额缴纳公证协会会费和风险赔偿基金。

6.工作亮点

（1）改善窗口服务条件。投入约30万元完善公证处服务窗口硬件建设，升级便民服务场所和办公设备，办公场所280平米，在县市一级标准化建设程度较高。

（2）减证便民见实效。开展“最多跑一次”、“当天出证”公证服务，对事项清单上墙公布，方便了群众。自今年7月开展减证便民工作以来，办理“当天出证”公证事项306宗，办理“最多跑一次”公证事项915宗，为符合手续的245宗小额继承权减免了公证费用，得到人民群众的充分认可。

    （3）积极拓展新型业务。对金融机构的赋予执行效力的贷借公证业务、公证参与人民法院的司法辅助事务等都有具体方案和前期沟通，并达成了业务开展意向。

三、检查处理情况

按照有关规定，我厅除将检查情况和结果依法公开外，将发文要求肇庆市高要公证处、肇庆市高新公证处、廉江市公证处就检查中发现的问题进行整改。

 

 

 

                            广东省司法厅

                          2018年12月14日