广东省司法厅文件
粤司办〔2018〕339号
广东省司法厅关于印发《关于进一步加强
公证质量建设的意见》的通知
各地级以上市司法局、广州市南方公证处：
为了进一步加强公证质量管理，提高公证公信力，提升公证行业诚信执业的社会形象，现将《广东省司法厅关于进一步加强公证质量建设的意见》印发给你们，请认真贯彻执行。执行过程中遇到的情况和问题，请及时向省厅报告。
广东省司法厅
2018年8月7日
广东省司法厅关于进一步
加强公证质量建设的意见
为了进一步加强公证质量管理，提高公证公信力，提升公证行业诚信执业的社会形象，更好地发挥公证为推进全面依法治国、服务经济社会发展、促进社会和谐稳定、加强和创新社会治理、扩大对外开放的职能作用，根据《中华人民共和国公证法》、《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》、《司法部关于进一步加强公证质量管理工作的通知》、《司法部关于公证执业“五不准”的通知》等规定，提出如下意见：
一、 加强监管，落实司法行政机关监督责任
（一）加强质量意识和风险意识教育。围绕公证质量建设开展多种形式的警示教育活动，通过专题教育、专家授课、案例剖析等，引导广大公证员牢固树立“以人民为中心”的公证质量意识和责任意识，不断提升运用法治思维和法治方式解决问题的能力；积极开展以质量建设为重点的公证文化建设，培养公证员的职业荣誉感，引导其从自身做起，激发其维护公证质量、维护行业声誉的自觉性。
（二）建立健全公证质量检查监管机制。坚持公证质量检查常态化机制。以自查、集中检查、交叉检查、“双随机一公开”等方式定期检查公证案卷，找准问题，督促整改。要加大对《司法部关于公证执业“五不准”的通知》贯彻落实情况的督导检查力度，加大对质量问题较多、质量风险较高的公证机构、公证员或公证事项的检查监督力度。运用信息化手段加强办证流程监管，开展公证质量数据统计分析和应用，努力做到对公证业务风险的提前预警、科学管控。
（三）严肃认真处理公证投诉案件。不断改进公证投诉处理工作，做到有投诉必受理、受理必调查、处理结果必回复。加强对公证机构、公证协会公证争议投诉处理工作的监督和指导。对公证投诉较多的、公证质量确实有问题的、不依法依规处理公证复查的、明知公证书内容错误、应当撤销而不撤销的，司法行政机关要约谈公证机构负责人、公证员，责令其说明情况，依法整改。对案情复杂、争议较大的公证投诉案件，要与公证协会协商，妥善处理。
（四）加大行政处罚力度。对查处属实的违法违规案件，市司法局有权处理的，要主动、及时依法作出行政处罚，依法应由省司法厅处理的，要认真调查，及时报请省司法厅处理。要坚持公开通报，对公证机构和公证员作出的行政处罚决定，要按照要求逐级上报省司法厅和司法部，及时在官网公开，隐瞒不报的，要追究有关责任人的责任。
（五）增加公证法律服务供给。采取有力措施，适当增设公证机构，稳步增加公证员数量，增加公证法律服务供给。规范公证办证点的管理，创造条件将其转化为公证机构。发达地区要按照合理布局的原则增设公证机构，方便群众。欠发达地区要采取积极措施，调动公证员积极性，留住公证员，吸引、补充公证员，避免出现“一人处”、“无人处”。要打破体制束缚，大力发展聘用制公证员。要吸收和努力培养公证实习人员，为发展公证员队伍储备后备力量。探索发达地区到欠发达地区设点或者县（区、市）公证机构托管到市公证机构的做法，缓解服务供给不足的问题。
（六）加强公证年度考核工作。依法依规开展公证年度考核，将公证质量作为重要的考核项目和内容。考核结果要与绩效分配、评先创优以及责任追究等紧密结合起来。对公证质量问题较多的、发现问题不整改的、公证质量明显下降的公证机构的负责人，要实行一票否决。
（七）加强公证管理部门的力量。公证管理部门承载着监督指导组织建设、队伍建设、执业监督处罚等重要职责。要不断加强公证管理工作干部队伍建设，配备责任心强、业务素质好、具备行政执法资格的管理干部，设置专岗，明确岗位职责，并保持人员稳定。管理干部要不断提高自身指导和管理工作的能力和水平，努力做到敢担当、懂业务、肯专研、会管理。
二、规范管理，落实公证机构主体责任
（八）健全完善公证质量监督制度体系。依照省厅《公证机构内部管理制度清单》等规定，按照加强事前防范、强化事中监督、强化事后问责的要求，建立健全公证业务管理制度和公证质量管理制度，着力规范公证受理、审查、核实、审批、用印、出证等重点工作环节。严格公证执业过错责任追偿，建立过错责任追究和绩效分配挂钩的制度。配备使用符合质量控制标准的办证软件和管理软件，实施公证执业流程信息化控制。
（九）严把申请、受理关。公证机构、公证员应严格审查申请人的身份，告知冒名顶替、伪造他人证件、伪造证明材料的法律责任。未经证件视读、单独谈话、交叉印证、身份证识别仪核验等程序，不得办理公证。申请人使用临时身份证，公证员未到公安部门核实的，不得受理。采取上门办证形式的，也要严格把好受理关。对涉及敏感、重大权益事项的公证申请，应当由有经验的公证人员认真审核。
（十）严把核实、审批关。公证员要认真核实申请人提交的办证材料。做到逢证必验。配齐配强办证设备，综合运用仪器识别、与相关部门的共享信息联网查询、交叉询问和分别谈话等手段，核实当事人提供材料的真伪；核实过程要记录存档。加强对申请人提交的申请材料的关联性审查和实质性审查，不得以片面的便民措施替代严谨的办证程序、降低审核、审批标准。未经实质性审查不得出具公证书。涉及不动产处分的委托公证、抵押借款公证必须经领导审批，不得授权主办公证员自办自批，已经授权的要立即收回。
（十一）充分履行告知义务。要严格审查申请人的真实目的和公证书的用途，既要进行法律意义、权利义务、办证程序等程序性告知，又要针对不同公证事项的法律规定、法律后果等进行实体性内容告知。并通过综合运用书函、询问笔录或电子邮件等不同的告知形式，充分履行告知义务。要防止重要民事行为公证申请人因重大误解、显失公平等遭受经济损失。
（十二）坚持“公证员亲自办证”的原则。加强对公证员助理的管理，严禁公证员当“甩手掌柜”，公证员助理包办公证业务。严禁公证员“盖章收钱”，轻率出证。公证员必须亲自履行公证员职责，不得委托公证机构以外的机构或人员办理公证事务。禁止中介人员随便进入公证员办公区域招揽业务，禁止中介机构、中介人员代理公证机构受理公证申请、见证签名、盖章、按指模、制作谈话、调查取证、代收公证费、代为送达公证书、双向代理等代理公证机构和公证员的行为。
（十三）严格执行公证文书材料立卷归档和公证档案管理制度。要重视公证文书材料立卷归档工作，不断健全完善公证档案管理制度。应妥善保管公证档案，严防、杜绝无登记、无档案、无收费的“三无公证书”。采取各种手段追缴逾期未交的公证文书档案资料，严肃查处私藏、篡改、损毁公证档案材料的违法行为，严防公证档案损毁、灭失。要加强档案的信息化管理，合理缩短立卷归档时间，逐步实现公证档案电子化。
（十四）扎实推进减证便民。落实公证便民利民各项工作，切实解决群众咨询难、申请难、办证难等问题。在办公场所公示公证事项的证明材料清单，明确不同类别公证业务能够做到的最快办结时限，并向社会公开作出承诺。利用信息化技术，畅通完善公证咨询和申办公证的渠道，逐步拓展“最多跑一次”和网上申办公证服务事项。不断提高窗口服务能力，建立群众满意度评价和反馈机制。
三、强化自律，落实公证协会行业指导职能
（十五）加强行业指导。依托和发挥工作委员会的作用，研究制定各类办证细则，为公证员办理业务提供依据。针对公证执业检查发现的问题，制定重点办证环节的操作标准和要求，涵盖公证申请、受理、审核和审查、公证谈话笔录的内容及制作、告知的内容及方法、公证事项审批、公证材料立卷归档等方面的内容，不断规范执业行为。加强新型公证领域的理论研究和案件指导，为公证员业务创新提供支持。
（十六）健全完善公证教育培训机制。突出思想政治教育，坚持政治引领和党建先行，确保公证工作的正确方向。大力加强职业道德教育，加强以公证质量建设为重点的行风建设，努力弘扬“崇法、尚信、守正、求真”的公证执业理念。坚持全员轮训的基础上，做好分类、专项业务培训工作，针对不同类别的公证人员开展各种类型的业务培训，增强培训的针对性和实效性。创新培训载体，充分运用新媒体、互联网以及微信、微博等各种灵活、便捷的传播方式，拓宽、丰富培训的途径和方式。充实、完善全省公证培训教育师资库，探索在高校建立公证人员培训基地。
（十七）着力做好公证复查争议投诉工作。要督促公证机构依法处理公证投诉；要努力提高公证复查争议投诉处理水平，对来信来访要及时调查、限期答复，对确实存在的质量问题的要坚决督促公证机构纠正。正确处理公证投诉的行业规则、习惯与维护当事人合法权益的关系，对符合规定的公证复查争议投诉，坚决依法受理，依法处理。
（十八）建立完善行业惩戒制度。及时受理和调查对公证机构和公证员的投诉，对违规违纪行为的公证机构和公证人员要严肃处理，予以行业惩戒；发现有应当给予行政处罚行为情形的，要及时报送有行政处罚权的司法行政机关，并提出给予行政处罚的建议。及时通报存在重大质量问题的公证案件，公开惩戒信息，发布提示、警示信息，切实增强警示作用。
